Buchungen anpassen

Sobald eine Anpassung finanzrelevant ist, wird die bestehende Buchung abgelöst. Eine Anpassung einer Buchung ist immer definitiv und lässt sich nicht rückgängig machen. Im Falle eines fehlerhaften Abschlusses, hat die Korrektur durch eine erneute Anpassung zu erfolgen.

Die Auswahl des nachfolgend beschriebenen Aktionen erfolgt über die Buchungsdetails.

Stornieren

Das Stornieren einer Buchung ist als finale Aktion anzusehen. Sind im selben Zug neue Tickets zu buchen, erfolgt dies besser als Umbuchung anstatt über eine Stornierung.

Eine Stornierung erfolgt über die Buchungs Details > Buchung stornieren. Der eingegebene "Stornierungsgrund" hilft später zum Nachvollziehen der Transaktion.

Nach dem Abschluss des Stornos verlieren sämtliche Tickets ihre Gültigkeit. Falls bei der Buchung eine e-Mail Adresse angegeben wurde, wird der Kunde per e-Mail über den Storno informiert.

Umbuchung

Bei einer Umbuchung lassen sich bestehende Tickets entfernen und neue hinzufügen. Ergibt sich daraus ein Differenzbetrag gegenüber der ursprünglichen Buchung, so erfolgt eine Rückerstattung bei einem Negativbetrag respektive ein zusätzliches Inkasso, falls der Betrag höher ist.

Nach dem Abschluss einer Umbuchung verlieren sämtliche Tickets ihre Gültigkeit. Der Kunde ist darauf hinzuweisen, dass er ab dem Zeitpunkt nur noch die neuen Tickets nutzen soll. Falls bei der Buchung eine e-Mail Adresse angegeben wurde, wird der Kunde per e-Mail über die Umbuchung informiert.

Wir unterscheiden folgende Arten der Umbuchung:

Durch den Veranstalter

Meist erfolgen Umbuchungen direkt durch den Veranstalter. Dafür wird die Buchung geöffnet und im Dropdown "Umbuchung" gewählt.

Durch den Kunden via einmaligem Link

Falls der Kunde die Umbuchung selber vornehmen soll, lässt sich in den Buchungsdetails über das Dropdown "Umbuchung durch Kunde" ein Link erstellen, welcher durch den Kunden zur einmaligen Umbuchung genutzt werden kann. Der Veranstalter entscheidet dabei, über die Option "Rückerstattung erlauben", ob der Kunde einen Teil oder alle kostenpflichtigen Positionen stornieren kann.

Durch den Kunden via Buchungsreferenz

Diese Funktion wird oft genutzt, um nach der Aufschaltung von Sideevents den Kunden, welche bereits gebucht haben, die Auswahl online anzubieten.

Vor der Einbindung ist die Funktion über die Eventkonfiguration freizuschalten:

Eventkonfiguration

Es stehen folgende Einbindungs-Varianten zur Verfügung:

Variante 1 - Einbindung in die Event-Website

Der Veranstalter erstellt auf der Event-Website eine separate Seite, auf welcher die Umbuchung angeboten wird. Dies Seite kann öffentlich verfügbar sein, da der Kunde zum Login seine Buchungsdaten kennen muss.

Das Umbuchungs-Widget lässt sich ähnlich dem Buchungs-Widget einbinden. In nachfolgendem Script sind folgende Variablen zu ersetzen:

  • <NEXTEVENT-HOST>
    Adresse des Veranstalter Portals (???.nextevent.com)
  • <SPRACHE>
    Sprache der Website (de, fr, en). Falls die Event-Website nur einsprachig existiert, kann der Parameter auch weggelassen werden (src=/changeorder), sodass NextEvent automatisch die Sprache des Kunden wählt.
<script class="nextevent" type="text/javascript"
src="https://<NEXTEVENT-HOST>/widget/embed#src=/<SPRACHE>/changeorder"></script>

Die Kunden, welche bereits vor der Freischaltung der Umbuchung ihre Tickets bestellt haben, können wie folgt informiert werden:

  • Erstellen einer Buchungsliste des entsprechenden Events und den Kategorien, welche zur Umbuchung berechtigt sind
  • Vorbereiten eines Mailings mittels Newsletter-Programm wie z.B. Mailchimp.
  • Einsetzen des Links, welcher direkt auf die oben erstellte Event-Website zeigt:
    <URL-UMBUCHUNGS-WEBSITE>ne_ref=<REFERENZ>&ne_email=<EMAIL>
  • Ersetzen der Platzhalter:
    • <URL-UMBUCHUNGS-WEBSITE>
      Link zur neuen Umbuchungs Website. Am Link ist folgendes Zeichen anzuhängen:
      • Beinhaltet der Link ein "?" wird hinten ein "&" angehängt
      • Beinhaltet der Link kein "?" wird hinten ein "?" angehängt
    • <REFERENZ>
      Buchungsnummer aus der Buchungsliste
    • <EMAIL>
      E-Mail aus der Buchungsliste (Feld nach Kundenadresse)

Natürlich kann die Umbuchungs-Website auch ohne Parameter an die Kunden geschickt werden. Diese müssen dann einfach selber ihre Buchungsnummer raussuchen und die e-Mail Adresse kennen, mittels welcher die Buchung angelegt wurde.

Variante 2 - Verlinkung der Standardseite

Falls keine extra Umbuchungs Website für die Veranstaltung erstellt werden kann, lässt sich die Standardseite von NextEvent auch direkt verlinken:

https://<NEXTEVENT-HOST>/changeorder?ref=<REFERENZ>&email=<EMAIL>

Ersetzen der Platzhalter:

  • <NEXTEVENT-HOST>
    Adresse des Veranstalter Portals (???.nextevent.com)
  • <REFERENZ>
    Buchungsnummer aus der Buchungsliste
  • <EMAIL>
    E-Mail aus der Buchungsliste (Feld nach Kundenadresse)

Auch dieser Link lässt sich ohne Parameter aufrufen, sodass der Kunde die Daten selber eingeben kann.

Hinweise zur Umbuchung

Ruf der Kunde den Link auf, gelangt er direkt auf den Warenkorb, auf welchem er mittels Button "Side-Events wählen" sein Programm zusammenstellen kann. Zum Schluss muss auf "Abschliessen" geklickt werden, sodass die Änderungen gespeichert werden. Der Kunde erhält ein Bestätigungsmail und neue Tickets (die alten sind ungültig).

Bei jeder Änderung wird eine neue Buchung angelegt. Die alte hat den Status ersetzt. Kosten entstehen dadurch keine! Der Link, mit den Buchungs-Parametern, funktioniert auch nach mehrmaliger Umbuchung.

Beim erstellen der Buchungsliste ist folgendes zu beachten:

  • Filtern nach Bezahlt und Debitor
  • Filtern nach verkauften Kategorien (ohne Side-Events)
  • zum Schluss nach e-Mail Adresse sortieren und doppelte (Buchungsnummer mit gleicher e-Mail) entfernen

Ticketrücknahme

Über die Funktion "Ticketrücknahme", welche ebenfalls im Dropdown der Buchungsdetails wählbar ist, lassen sie einzelne Tickets aus einer Buchung stornieren und zurückziehen, ohne dass dafür alle übrigen Tickets ihre Gültigkeit verlieren. Nachfolgend ein paar Anwendungsbereiche:

  • Ein Kunde oder Sponsor hat einen Teil der Tickets bereits an die Teilnehmer weitergegeben, sodass die nicht stornierten Tickets ihre Gültigkeit behalten sollen.
  • Tickets werden für einen offline Verkauf vorgedruckt und sollen vor dem Event storniert werden.

Zur Ticketrücknahme müssen die Ticketnummern bekannt sein. Die zu stornierenden Tickets können per Eingabe der Ticketnummer oder durch Scannen des Barcodes eingelesen werden.

Nach dem Abschluss ist das Verhalten analog einer Stornierung mit Ausnahme, dass nur die stornierten Tickets ungültig werden.

Rückerstattungen

Ist eine Buchung bereits bezahlt, so erfolgt beim Inkasso durch NextEvent automatisch eine Rückerstattung über das selbe Zahlungsmittel wie der Verkauf abgewickelt wurde. Das verwendete Zahlungsmittel erscheint in den Buchungsdetails unter "Bezahlung".

Erfolgte das Inkasso durch NextEvent, so ist eine Rückerstattung nur möglich, wenn auf dem Veranstalter Konto der Saldo grösser als der Rückerstattungsbetrag ist.

Hinweis:
Rückerstattungen können nebst der hier beschriebenen Umbuchung auch über eine buchungsunabhängige Rückerstattungsmaske vorgenommen werden (z.B. bei Absage einer kompletten Veranstaltung).

Weitere Infos dazu finden sich unter Funktionen: Rückerstattung

Online Zahlungsmittel

Bei folgenden Zahlungsmitteln erfolgt die Rückerstattung zum Zeitpunkt des Buchungsabschlusses vollautomatisch:

  • Kreditkarte
  • PostFinance
  • TWINT
  • SumUp Pos

Je nach Kartenanbieter und Vertrag sieht der Kunde die Gutschrift nicht unmittelbar nach der Rückerstattung. In dem Fall sollte der Kunde die nächste Abrechnung für die laufende Periode abwarten.

Rechnung

Ist eine Rechnung bereits bezahlt, so erfolgt die Rückerstattung mittels Banküberweisung. Zur Angabe der Kontodaten des Kunden gibt es zwei Varianten:

  1. Beim Storno im Admintool erscheint eine Maske zur Eingabe der IBAN Nummer und der beim Konto hinterlegten Adresse. Da diese meist nicht bekannt ist, lässt man das Formular leer sodass Variante 2 zum Zug kommt.
  2. Der Kunde erhält eine e-Mail Aufforderung zur Angabe des Rückerstattungskontos.

Sobald die Kontodaten ausgefüllt sind, erfolgt die Rückerstattung in der Regel innert 2-3 Arbeitstagen.

Veranstalter Zahlungsmittel

Erfolgte die Zahlung über ein Zahlungsmittel des Veranstalters, so ist dieser für die korrekte Rückerstattung verantwortlich. Folgende Zahlungsmittel gehören zu dieser Kategorie:

  • Bar
  • Kreditkarte/EC/PostFinance über ein eigenes EFT-POS Terminal
  • Plattform mit eigener Zahlungsanbindung
  • Eigene Rechnungsstellung

Mehr dazu:

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