Eine Veranstaltung durchführen

Bei der Planung und Durchführung einer Veranstaltung nimmt NextEvent eine zentrale Rolle ein. Die nachfolgenden Schritte zeigen den Ablauf mit NextEvent vor und während der Veranstaltung:

Erstellen einer Veranstaltung

Via Hauptmenü > Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit, den Veranstaltungs-Assistenten aufzurufen und eine erste Veranstaltung zu generieren. Spezifizieren Sie für die Veranstaltung mindestens Bezeichnung, Austragungsort und Datum, sowie die Preiskategorien und mit der Verfügbarkeit an Tickets.

Zusätzlich kann der Inhalt des Tickets festgelegt oder überprüft werden. Dies geschieht via Hauptmenü > Veranstaltungen > Designs

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Verkaufen von Tickets

Interner Verkauf via Admintool

Nach der Erstellung einer Veranstaltung kann der Buchungsprozess für Endkunden direkt im Admintool aufgerufen werden. Dadurch haben Sie als Veranstalter auch die Möglichkeit, Änderungen in den Veranstaltungseinstellungen zu testen und Testkäufe zu tätigen.

Hinweis: Verwenden Sie einen Preis von CHF 0.- um sicherzustellen, das beim Testdurchlauf des Buchungsprozesses und Ausstellen der Tickets keine Kosten generiert werden.

Im Admintool kann der Buchungsprozess wie folgt aufgerufen werden: Hauptmenü > Veranstaltungen > Verkauf

Sobald das Buchungswidget geladen ist kann eine Testbestellung ausgeführt werden. Initial steht die Zahlart Bar/EC/Direct zur Auswahl. Nach Abschluss der Bestellung steht das Ticket direkt zum Download im PDF-Format bereit - speichern Sie es auf Ihrem Gerät oder drucken Sie es aus.

Öffentlicher Verkauf auf der Website

Für den Verkauf der Tickets auf der eigenen Website lässt sich das Buchungs-Widget mit einer Zeile HTML-Code einbetten. Falls der Veranstalter keine eigene Seite betreibt, kann in der Widget Konfiguration ein Logo des Veranstalters hinterlegt werden, welches beim direkten Aufruf der Buchungsseite angezeigt wird.

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Vor Ort Verkauf Pos

Zum Verkauf von Events an der Abendkasse oder im Vorverkauf steht eine Kassenoberfläche via NextEvent Mobile App zur Verfügung.

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Vorbereitungen für den Einsatz vor Ort

In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass an der soeben erstellten Veranstaltung eine Einlasskontrolle stattfinden soll. Im Hinblick auf diese Aufgabe, welche vor Ort anfallen wird, müssen vorgängig einige Vorbereitungen via Admintool getroffen werden.

Für Ein- und Auslasskontrollen stellt NextEvent allen Veranstaltern eine kostenlose Mobile App zur Verfügung. Damit die App vom zuständigen Personal verwendet werden kann, ist durch den Veranstalter ein Initialisierungscode auszustellen. Anhand dieses Codes erhält die App notwendige Informationen über Veranstaltung, Einlass-Modus sowie weitere Parameter mit welchen sich deren Funktionsumfang beeinflussen lässt.

Unter Hauptmenü > Veranstaltung > Einlasskontrolle wird ein neuer Initialisierungscode mit einer Beschreibung angelegt. Pro Initialisierungscode kann eine oder mehrere Kategorien ausgewählt werden, welche der erstellten Veranstaltung entsprechen und an den Kontrollpunkten entwertet werden. Stellen Sie sicher, dass die Auswahl Einlassmodus auf "Einlass" steht.

Erstellen Sie nun den Initialisierungscode und nutzen Sie die Download-Funktion um den Code im PDF-Format auf ihrem Gerät zu speichern oder auszudrucken.

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Einlasskontrolle während der Veranstaltung

Um eine Einlasskontrolle vornehmen zu können müssen Sie sicherstellen, dass die NextEvent Mobile App auf einem Smartphone oder Tablet mit funktionsfähiger Kamera installiert ist und das Gerät zumindest während der Initialisierung über eine Internetverbindung verfügt.

Sobald die App gestartet ist, erscheint eine Aufforderung zum Scannen eines Initialisierungscodes. Scannen Sie den QR-Code des soeben erstellen Initialisierungscodes ein. Die App ist nun initialisiert und für die Einlasskontrolle an ihrer Veranstaltung bereit. Das kürzlich gebuchte Ticket können Sie nun gemäss der Anleitung in ihrer App entwerten.

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